По состоянию на 5 января 2026 года в каталоге фондов архива насчитывается 236 фондов. В том числе: постоянного хранения – 78 фондов, по личному составу – 155 фондов, по личному происхождению – 2 фонда. Согласно паспорту архива, всего имеется 118 394 единицы хранения. Из них: постоянного хранения – 32 919 единиц хранения, по личному составу – 84 909 единиц хранения, по личному происхождению – 352 единицы хранения, фотодокументы – 200 единиц хранения, видеодокументы – 14 единиц хранения.

Фонды личного происхождения:

Коллекция документов личного происхождения почетных граждан города Сарани

2014 г. 1) Ешмаганбетов Б.Е. ф. № 224. оп. 1, 58.ед.хр. 1953-2014г.г.

Коллекция документов личного происхождения «Саранские участников Великой Отечественной войны за 1941-1945 годов».

2011 г. 1) Карпиков К.Ж. ф. № 212. оп. 1, 20. ед.хр. 1941 – 2005 г.г.
2012 г. 2) Исенов М.И. ф. № 212. оп. 1, 32. ед.хр. 1940 – 2010 г.г.
2013 г. 3) Қожанов Ж.Т. ф. № 212. оп. 1, 15.ед.хр. 1944 – 1996 г.г.
2015 г. 4) Жакенов К.Ж. ф. № 212. оп. 1, 35. ед.хр. 1926 - 2008 г.г.
2016 г. 5) Лысяк А.Д. ф. № 212. оп. 1, 36. ед.хр. 1945 – 2015 г.г.