«Саран қаласының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау бойынша жұмыстары, 2022 жылға арналған негізгі бағыттарының бекітілген жоспарына сәйкес жүргізілді.
Архивте 2023 жылғы 1 қаңтарға арналған қор каталогының көрсеткіштері бойынша 234 қор бар. Төлқұжаттың құрамы мен көлемінің қортындысының есептік мәліметері бойынша басқармалық құжаттамада - 32053 сақтау бірлігі, жеке тектік бойынша -218 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша – 84539 сақтау бірлігі
фотоқұжат – 179 сақтау бірлігі, бейнеқұжат – 12 сақтау есебі бойынша жалпы 117001 құжат мемлекеттік сақталуда.
Мекемеде мемлекеттік сақтауда жатқан құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуде ерекше назар аударылған. Осыған байланысты, құжаттардың табиғи жағдайларын жақсарту бойынша қағаз негізінде -7253 істің 118038 парағы қалпына келтірілді, 7345 сақтау бірлігі тігілді. 2021 жылғы қарқынды пайдалануда болған және бүлінген архив құжаттарын айқындау мақсатында 2060 сақтау бірлігіне физикалық және санитарлық - биологиялық жай - күйлеріне тексеру жұмыстары жүргізілді.
Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының қалыптастыруда заңды тұлғалар бойынша басқармалық құжаттардан - 543 сақтау бірлігі, фотоқұжат – 6 сақтау бірлігі, бейнеқұжат – 6 сақтау есебі, жеке тұлғалардан – 34 сақтау бірлігі мемлекеттік сақтауға қабылданды. Сонымен қатар, Облыстық басқармамен жеке тектік қордан – 34 сақтау бірлігі, фотоқұжат – 9 сақтау бірлігі, бейнеқұжат – 1 сақтау есебі, жеке құрам бойынша -179 сақтау бірлігінің тізімдемелері бекітіліп Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына енгізілді. Биыл 39 жинақтау көздерінің ведомствалық архивтеріне паспорттау жүргізілді, мерзімінде барлық ұйымдардың архивтерінің паспорттары ұсынылды.
Бүгінде «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру мақсатында Саран қаласының архивінде құжаттарды электрондық цифрлық таңбаға көшіру жұмыстары жүргізіліп жатыр.Бұл үшін архивке жоғары жылдамдықты сканерлер алынып, 12-іс, 720-құжат, 32560 парағы сандық жүйеге енгізілді. «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесіне 234-қор, 38560-іс, 447-іс, 39-жинақтау көздері, 1- істер номенклатурасы енгізілуде.
Мемлекеттік архивтің негізгі қызметтік бағыттарының бірі - жеке және заңды тұлғалардың әлеуметтік - құқықтық сипаттағы және тақырыптық сұранымдарды орындау болып табылады. Архив анықтамаларын беру бойынша жеке және заңды тұлғаларға электронды қызмет көрсету мақсатымен, күн сайын «Е-акимат» базасы мен «Бірыңғай құжаттардың электрондық архиві» ақпараттық жүйесінің «Архивтік анықтама» модульінде сұраныстар тіркеліп электрондық мемлекеттік қызмет көрсетіледі. Мемлекеттік архив, жеке және заңды тұлғалардың сұрауларын қабылдап мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін беру, «Азаматтарға арналған Үкімет» мемлекеттік корпорациясы коммерциялық емес акционерлік қоғамының Қарағанды облысы бойынша филиалының Халыққа қызмет көрсету бойынша Саран қаласының бөлімі
(бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация), «электронды үкімет» веб-порталы (ЭҮП) www. Egov.kz , Элетрондық қызмет орталығы (ЭҚО) арқылы құжаттарын тапсырған сәттен бастап,11 (он бір) жұмыс күн ішінде беріледі. Келіп түсетін өтініштердің басым көпшілігі зейнеткерлікке шығу үшін қызмет жолы туралы еңбек өтілін анықтауда, еңбек ақыны есептеу, жер бөлу туралы шешімдерінің көшірмесін алу мақсатында т.б. өтініштер тек Қазақстанда, алыс – жақын шет елдерден де түсіп жатады.
Цифрлық технологияларды пайдалану мақсатында, электрондық үкімет веб-порталы арқылы Саран қаласының мемлекеттік архивіне орындауға келіп түскен өтініш санын көбейтуге бағытталған, халықпен түсіндіру жұмыстары жүргізілуде. Осыған орай, өзіне-өзі қызмет көрсету бұрыштары өз жұмысын жалғастырды, «Азаматтар үшін электрондық үкімет» порталы арқылы электрондық қызмет алу үшін азаматтарға білікті көмек көрсетілді.
Әлеуметтік - құқықтық сипаттағы жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен сұраныстарды орындау жұмыстарының көрсеткіштері бойынша 2022 жылы жалпы алғанда 2213 сұраныс келіп түсті.Оның ішінде: - - -
- Мемлекеттік корпорация (ХҚКО) арқылы-239 сұраныс;
- Электрондық үкімет порталы (Egov) арқылы-1117 сұраныс;
- АЖО кеңсесі-857 сұраныс (оның ішінде заңды тұлғалар - 374 жеке тұлға-483)
- ТМД-374 сұраныстар орындалған. 2022 жылы тақырыптық сұраулар түскен жоқ.
Мемлекеттік қызмет көрсету қатал түрде архив ісі саласында мемлекеттік қызмет көрсету бойынша бекітілген қағидасына сәйкес жүзеге асырылады.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану жұмыстарының көрсеткіштері бойынша жалпы -91 іс шара өткізілді. Биыл архив қызметінің құрылғанына 30 жыл толуына байланысты, мерейтойлық күнмен атап өтіліп, Облыстық басқарма басшысының орынбасары мен қалалық архивтердің басшыларымен кездесу ұйымдастырылып конференция өткізілді. Осы күнге архив келесі жұмыстарды дайындады: 1992 жылдан бастап архив мекемесі құрылғандықтан, сол жылдардан бастап осы уақытқа дейінгі істеген қызметкерлерге арналып «Архив жылнамалары» атты фотоальбом және 2011 жылдан бастап БАҚ-та республикалық Қазақстан архивтер журналы, Орталық Қазақстан, Индустриалды Қарағанды, Саран газеті журналдарында жарияланған мақалалар жинағы топтастырылды. Республикалық архивтер журналына және қалалық Саран газетіне «Саран қаласының архив қызметіне -30 жыл» атты мақалалары шығарылып деректі фильм көрсетілді. Сонымен қатар, Саран қаласының архивінде Саран қаласының прокуратурасы және Amanat" партиясы Саран филиалымен бірлескен, архив қызметкерлеріне сыбайлас жемқорлықтың алдын алу және оған жол бермеу мақсатында, құқық түсіндіру жұмыстарын жүргізуге бағытталған "Сыбайлас жемқорлыққа жол жоқ" тақырыбында дөңгелек үстел өткізілді. 2022 жылғы 21 қыркүйекте қалалық архивінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің бастамасымен "Архив және болашақ ұрпақ" республикалық жобасы бойынша экскурсия өткізілді. Архивтер күніне орай -1 телебағдарлама, 4- дөңгелек үстел, 4- презентация, 1-экскурссия, 1-Есік Ашық күні, 6- кездесу, 1- акция, 2- конференция,
2- семинар , 9- әдістемелік көмек, 47- істер номенклатурасы бекітіліп, 2 - ережені түсіндіру жұмыстары жүргізілді.
Саран қаласының мемлекеттік архиві» КММ –нің (Arhivsaran.kz) веб – сайты азаматтарға архивтік ақпараттар және архивтік құжаттарға ашық қолжетімділікпен қамтамасыз ету үшін, жақсы жұмыс істеп, жүйелі түрде семинар, дөңгелек үстел, көрме, ашық диалог, экскурсиялармен т.б. ақпарат пен хабарламалармен толықтыру жұмыстары ұйымдастырылады. Ресейдің Омск және Томск және т.б. архивтерінің сайт арқылы архивтік құжаттарынан анықтамалар алуда тәжірбиелік алу жұмыстарымен алмасып тұрады. Биыл (Arhivsaran.kz) сайтында барлық қаралған сандар саны-11218 құрады.
2022 жылы облыстық бюджеттен Саран қаласының архивінде 37 млн 750 мың теңге игерілді.
Архив қызметкерлері архив қызметінің барлық бағыттары бойынша белсенді жұмыстар атқаруда. Архив қызметі саласында ел игілігі үшін жасалатын жұмыстар алдағы уақыттағы 2023 жылғы жылдық жоспарға сай жалғаса бермек.
Саран қаласының мемлекеттік архив басшысы Айдын Кулжанбеков.
