Бекітемін
«Саран қаласының мемлекеттік архиві»
коммуналдық мемлекеттік мекемесінің
басшысы А.Кулжанбеков_____________
2023 жылғы «_____»__________________

Қарағанды облысының мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының
«Саран қаласының мемлекеттік архиві»
коммуналдық мемлекеттік мекемесінің
2024 жылға арналған

ЖЫЛДЫҚ ЖҰМЫС ЖОСПАРЫ

КІРІСПЕ

2024 жылы «Саран қаласының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі өз жұмысын Қазақстан Республикасының Конститутциясын, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті «Ұлы даланың жеті қыры» атты мақаласында «Архив -2025» жеті жылдық бағдарламасын, Мемлекеттік басшы Қасым - Жомарт Тоқаевтың 2023 жылғы 01 қыркүйектегі «Әділетті Қазақстанның экономикалық бағдары» атты Қазақстан халқына Жолдауы, Қазақстан Республикасының Азаматтық Кодексін, Қазақстан Республикасының Еңбек Кодексін және Қазақстан Республикасының Заңдары: «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы
22 желтоқсандағы №326-І Заңы; Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары: «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану» қағидаларын бекіту туралы 2023 жылғы 25 тамыздағы №236 бұйрығына қосымша, 2023 жылғы 09 тамыздағы № 215 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану» туралы қағидасы,Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің бұйрықтары: 2019 жылғы 12 наурыздағы №62 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде рәсімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарын, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 27 маусымдағы «Қазақстан Республикасы мемлекеттік архив мекемелерінің басшылары мен мамандары лауазымдарының үлгілік біліктілік сипаттамаларын бекіту туралы бұйрығын, Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрлігінің 2023 жылғы 29 маусым №157 бұйрығымен бекітілген «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесі», 2022 жылғы 16 тамыздағы №239 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу» қағидалары; Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 31 шілдедегі №183 бұйрығымен бекітілген «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау» қағидаларын, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 15 маусымдағы №165 бұйрығымен бекітіліп 2022 жылғы 22 сәуірдегі жаңартылған «Мемлекеттік архивтердегі еңбек қауыпсіздігі және еңбекті қорғау жөніндегі талаптарды бекіту туралы қағидасы, 2019 жылғы 28 қаңтардағы №18 бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшем шарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы қағидасы, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 25 желтоқсандағы №411 бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің азаматтық қызметшілерін аттестаттаудан өткізу » қағидаларын бекіту туралы, Қарағанды облысының мәдениет архивтер және құжаттама басқармасының бұйрықтарын, жоспарларын басшылыққа ала отырып іске асырады.
Мемлекеттік архивінің қызметі, құжаттардың тиімді табиғи жағдайын қамтамасыз ететін, қолайлы сақтау жағдайын сақтауға, еңбек қорғауының, қауіпсіздік техникасының және өндірістік тазалықтың талаптарын, сонымен қатар қорғау және өртке қарсы тәртібінің әрекеттегі нормативтерін сақтауға бағытталып отыр.

2. 2. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын

сақтауды қамтамасыз ету.

Архив қоймасында Электр және жылумен қамту жүйесі, су құбырлары, автоматтандырылған өрт сөндіру, өрт сөндіру мен күзет дабылдама жұмысы бақыланады. Өрт қауіпсіздігі ережелерін сақтау мақсатында, жоспарланған іс - шаралар жүргізіледі: Өрт сөндіру құралдарын қайта зарядтау, олардың заряд салмағын тексеру, өртке су себетін түтік құбырларын тексеру, су беретін өртке қарсы құбырлар жүйесін тексеру, барлық архив ғимараттарындағы электр жабдықтарды сақтандыру сынақтан өткізу, мемлекеттік өртсөндіру бақылау органымен жасалған ескертулер жойылады.

 1.1.Мекемеде 2024 жылы құжаттардың физикалық жай - күйін жақсарту мақсатында:

Қағаз негізіндегі №29 қор бойынша сақтауда тұрған "Ленинуголь мемлекеттік көмір тресінің Біріккен тұрғын үй-коммуналдық бөлімі» 1953-1970 жылдар аралығындағы жеке құрам бойынша – 221 сақтау бірлігі мемлекеттік сақтауға қабылданғаннан кейін, сондай - ақ, пайдалану үстінде жеке құрам бойынша
120 сақтау бірлігі  (тым ескіргендіктен) мұқабалары дайындалып, түптеліп, тігіліп, 18266 парақтарына қайта қалпына келтіру жұмыстары жүргізіледі.

1.1.3. 2024 жылы архивқоймаларында сақтауда тұрған құжаттарында әр - тоқсан сайын шаңнан арылту жұмыстары жүргізу ұйымдастырылады.
1.1.3.1. №4 қор бойынша сақтауда түрған «Саран қалалық Әкімшілігінің Білім бөлімі» ММ-нің 1947 -2010 жылдар аралығындағы жеке құрам бойынша 2681 сақтау бірлігі 2 тоқсанда шаңнан тазартылады.

1.1.3.2. № 4 қор бойынша сақтауда түрған «Саран қалалық Әкімшілігінің Білім бөлімі» ММ –нің 1954-2010 жылдар аралығындағы тұрақты сақталатын
 1218 сақтау бірлігі 3 тоқсанда шаң тозаңнан тазартылады.

1.2. № 3 қор бойынша 1953-1994 жылдар аралығында «Қарағанды облыстық атқару комитеті сауда басқармасының Саран қалалық сауда саттығы» 1613 сақтау бірлігін (арнайы шығарылған қорап) 200 фоксфайлдармен қамтамасыз етіледі. 200 қорап шифрленеді, бирка жасалып, жапсырма белгілері жапсырылады және қораптағы істерді рет – ретімен стеллаждарға орналастыру жұмыстары жүргізілу жоспарлануда.

1.4. Ғимараттың архивқоймаларында мемлекеттік сақтаудағы құжаттардың сақталуы бойынша бақылау – сақтандыру іс – шараларының міндетті жинағы орындалуы жалғастырылмақ, сондай – ақ оларды қабылдау кезінде: құжаттарды бейімдендіру, құжаттарға 200 сақтау бірлігіне дезинфекция, дизенсекция жасау, құжаттарды шаңнан арылту жұмыстары жүргізіледі.

1.8. 2024 жылғы пайдалануда болған құжаттардың бар болуы мен жай - күйлерін тексеру жұмыстары әр тоқсан сайын жүргізу жоспарлануда. Оның ішінде:

1.8.2. № 3 қор бойынша сақтауда тұрған «Қарағанды облыстық атқару комитеті сауда басқармасының Саран қалалық сауда саттығы» 1962-1987 жылдар аралығындағы жеке құрам бойынша сақталатын 108 сақтау бірілігінің мұқабаларын дайындау және тігу жұмыстарына сәйкес, құжаттардың бар болуы мен жай – күйлерін тексеру жұмыстары жүргізілмек.

1.9. Архивтің өрт, күзет қауіпсіздігін, оның объектілердің терроризмге қарсы қорғалуын арттыру бойынша жұмыстар жүргізу жоспарда.

2024 жылы, сөніп бара жатқан мәтіндерді қалыптастыру жұмысы жалғасады. Жеке құрам бойынша сақталынған №91 қордың Саран қаласының "Қарағанды мемлекеттік көмір комбинаты» құжаттарының есеп айырысу ведомысының сөніп бара жатқан мәтіндерінің 100 бетін қайта қалпына келтіруді жоспарлап отыр.

2.Қазақстан Республикасының архив қорын қалыптастыру.

2.1. Мекемеде Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорын толықтыру көзі - және әлеуетті көзі болып табылатын ұйымдар тізім бойынша мекемелердің құжаттарын қабылдау жұмыстары жоспарлануда.

2.1.3. Жабылған мекеме Саран қаласы әкімдігінің "Саран қаласының халықты жұмыспен қамту орталығы" КММ-нің 2011-2023 жылдар аралығындағы -тұрақты сақталатын - 117 сақтау бірлігі өңделген түрде қабылданады. Жаңадан № 236 қор беріледі.

2.1.7. 2024 жылы – 5 сақтау бірлігі  бойынша фотоқұжаттары қабылданады.

2.1.9. 2024 жылы – 1 сақтау есебі бойынша бейне таспалар қабылданады.

2.1.10. Таратылған мекеме Саран қаласы әкімдігінің "Саран қаласының халықты жұмыспен қамту орталығы" КММ-нің 2011-2023 жылдар аралығындағы -жеке құрам бойынша сақталатын - 265 сақтау бірлігі өңделген түрде қабылданады. Жаңадан № 236 қор беріледі.

2.2. Жеке текті құжаттардың иелерімен байланыс орнату бойынша, мемлекеттік, саяси, қоғам, мемлекеттік қайраткерлерінің өмірі мен қызметі нәтижесінде құнды болып анықталған жеке текті құжаттарды мемлекеттік сақтауға беру туралы келіссөздер жүргізу жұмыстары жалғасын табады.

2.3. Ведомствалық сақтауда тұрған құжаттардың құндылығын сараптау мақсатымен 2024 жылдың 1,2,3 тоқсанында Қарағанды облыстық мәдениет архивтер және құжаттама басқармасының сараптау тексеру комиссиясының қарауына жіберіліп бекітілетін тізімідемелер:

2.3.3. «Саран қаласының орталықтандырылған кітапхана жүйесі» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің 1987-2012 жылдар аралығындағы басқармалық құжаттарының 44 сақтау бірлігінің тізімдемелері дайындалады және СТК комиссиясының қарауына 3 – ші тоқсанда жіберіледі

2.3.4. № 212 қордың жалғасы ретінде «1941 -1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысына қатысушылар - Сарандықтар» жеке тектік құжаттар коллекциясына - Ұлы Отан соғысының ардагері  - құжаттарының тізімдемелері дайындалады СТК комиссиясының қарауына 2 – ші тоқсанда жіберіледі.

2.3.7. Фото қор тізімдемесі дайындалып, СТК комиссиясының қарауына 1 тоқсанда жіберіледі.

2.3.9. Бейнеқор құжаттарының тізімдемелері дайындалады және СТК комиссиясының қарауына 1 тоқсанда жіберіледі.

2.3.10. «Саран қаласының орталықтандырылған кітапхана жүйесі» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің 1987-2012 жылдар аралығындағы 44 сақтау бірлігінің жеке құрам бойынша құжаттарының тізімдемелері дайындалады және СТК комиссиясының қарауына 3 – ші тоқсанда жіберіледі.

2.4.Ведомстволық архивтерге және мекемелердің , ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуіндегі құжаттарды ұйымдастыруға, ұйымдастырушылық - әдістемелік басшылық жасау

 2.4.1. Саран қаласының мемлекеттік архивінің жинақтаудың көздері мен әлеуетті жинақтау көздері болып табылатын және мекемелердің, ұйымдардың жиынтық тізімі, яғни, олардың атауындағы барлық өзгерістері болса, қайта құрылуы, таратылуына байланысты өзгерістерді есепке ала отырып мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың тізімдерін құру бойынша негізгі жұмыстар жүргізілетін болады. Өзгертілген ұйымдардың тізімі жаңартылады.

2.4.2.Ведомствалық архивтерде басқарушылық құжаттамаларға, жеке құрамы бойынша құжаттарға ғылыми-техникалық өңдеу жүргізілуі қажеттілігі туралы және ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыруға байланысты Саран қаласының мемлекеттік архивінің жабдықтау көздері болып табылатын –39 ұйымға хаттар жолданылады. Соған байланысты, мекемелерде жасалатын реттелген тұрақты сақтаудағы құжаттарды тапсыру бойынша ұйымдастыру жұмысы өткізілмек.

2.4.3.Ведомстволық архив қызметкерлеріне, құжаттау ережелерін, ведомстволық архивтер туралы ережелерін, орталық-сараптау комиссияларын (ОСК), сараптау комиссияларын (СК), ұйымдық-жарлық құжаттарының бланктерін, істер номенклатурасын құрастыруына, соның ішінде іс жүргізуді көмек көрсетіледі. Ведомстволық архив қызметкерлеріне сондай-ақ, тұрақты, ұзақ мерзімдегі сақтаудағы істер тізімдемелерін және жеке құрамы бойынша істерді дайындауда, жоюға бөлінген құжаттар туралы акттерді құруда әдістемелік және тәжірибелік көмек берілмек, сондай-ақ ұйымдарға шығумен.

2.4.5.ҰАҚ құжаттарын және басқа архив құжаттарын ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану ережесін тәжірибеге енгізу бойынша 2 семинар дайындап өткізу жоспарланып отыр.

2.4.6.Мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қолданыстағы үлгілік қағидаларының практикасын енгізу бойынша сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесі және т.б. бойынша 2 семинар өткізу жоспарлануда.

2.4.7.Архив мекемелерінің жинақтау көздері-ұйымдар үшін барлығы 9 семинар өткізу жоспарлануда.

2.4.8. Іс жүргізу процесінде істерді жүйелеу және есепке алу, сондай-ақ, құжаттардың са-қтау мерзімдерін айқындау үшін ведомствалық архивтерінің 2025 жылға арналған істер номенклатурасын нақтылау бойынша жұмыс жоспарлануда. 2024 жылы ведомствалық архив мекемелеріне «Бірыңғай құжаттардың электрондық архиві» ақпараттық жүйесін енгізу жұмысы жалғастырылады, «Істер номенклатурасы», модульдерін толтырумен айналысу жоспарланып отыр.

3. Құжаттарға ақпараттық іздестіру жүйесін құру.

3.3. Каталогтандыру:

3.3.1. №24 қор бойынша «Саран қалалық Халық депутаттары және олардың комитеті» 1963 – 1965 жылдардағы -15 сақ.бір. каталогтандырылуға дайындалып, 255 - карточка санын жасауға жоспарлануда.

4. Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану

4.1.Ақпараттық іс – шаралар өткізу.

4.1.1.2024 жылы құжаттарды пайдалану саласындағы жұмыс атаулы күндер мен оқиғаларға арналмақ. Осыған байланысты 2- фотоқұжаттық көрме, 2-кездесу, 12- семинар, 6-дөңгелек үстел, 2-оқу, 1- телебағдарламаға шығу,
2-экскурсия, 3-мақалалар жазу, ашық есік күні, 2- ақпараттық құжаттар, мектеп сабақтарды дайындап, өткізу жоспарланып отыр.

4.1.3. 2024 жылы мемлекеттік қызмет көрсету бойынша жұмысы жалғастырылады, соның ішінде Саран қаласы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорация коммерциялық емес акционерлік қоғамының филиалдары – «Халыққа қызмет көрсету орталығының департаменті» бөлімдері және «Электрондық үкімет» веб-порталы, «Қазақстан Республикасы құжаттарының бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі (АЖ «Е-Архив»), мемлекеттік архив кеңсесі арқылы түсетін сұраныстарға мемлекеттік қызмет көрсету жұмысы жалғастырылады. Соған байланысты, мемлекеттік архивімен, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 1500 астам, сұранысты орындау жоспарланып отыр. Архивтік анықтамалар, құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» үшін сапалы және уақтылы мемлекеттік қызмет көрсету мақсатында көрсетілетін қызметті алушылармен ақпараттық және түсіндіру жұмыстарын жүргізу, бұқаралық ақпарат құралдарында мақалалар жариялау, қажет болған жағдайда Саран қаласы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорация коммерциялық емес акционерлік қоғамының филиалдары – «Халыққа қызмет көрсету орталығының департаменті» бөлімдері операторларымен семинарлар өткізу жоспарлануда.

4.1.5. «Саран қаласының мемлекеттік архиві» КММ-нің (http://arhivsaran.kz) ресми сайтын дамыту және жаңарту жұмыстары жүргізіледі. Сонымен қатар, бірегей, тиімді және қызықты ақпараттармен толтырылады, қажеттілігінше жаңа бөлімдер құрылады. Мемлекеттік архивтің сайты үнемі жаңалықтармен,мақалалармен, фотосүреттермен толықтырылуы жоспарда. Архив сайтының парақшаларына кірушілер көрсеткіштерінің жылдық мөлшерлерін көрсету жұмыстары жүргізіледі. Сондай-ақ Facebook және archive_saran Instagram әлеуметтік желілерде тұрақты түрде ақпарат жаңарту жұмыстары жүргізіледі.

4.1.6.2024 жылы архив қоймасынан пайдаланушыларға құжаттар беріледі.

4.1.7. 2024 жылы «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру шегінде, архив қоймасындағы 500 құжатты сканерлеу бойынша іске қосу жұмысын жалғастырады.

4.2. Кадрлардың біліктілігін жоғарлату. Ұжымның әлеуметтік дамуы.

2024 жылы еңбекті тиімді ұйымдастыру үшін жағдай жасау жұмысы жалғастырылады. Мемлекеттік архивінің дирекция мәжілістерінде архив жұмысының жоспарын орындау қарқыны, атқару және еңбек тәртібінің сақталуы, жұмыс барысында туындаған өзекті және күрделі сұрақтар қарастырылады.

Қазақстан Республикасының Президентінің Қазақстан халқына Жолдауын тыңдап талқыланады.Мемлекеттiк архив ұжымында құжаттамаларды және архивті басқару комитетiнiң, ҚР Үкiметiнiң нормативтi-құқықтық актiлерiн, ҚР Заңдарын оқытуды қамтамасыз ету, жалпы құқықтық оқытуды ұйымдастырады.
Саран қаласының архив қызметкерелеріне атестаттау жалғастырылады.
Өрт қауіпсіздік ережелерін сақтау бойынша оқулар жүргізіледі.
Жоспарланған жылы, компьютерлерге және ұйымдастырушы техникасына ұдайы қызмет көрсету мен жөндеу, жергілікті есептеу желісін күйге келтіру, қажетті драйверлер орнату жұмыстары жүргізіледі.

Архив қызметкерлері мәдениет, спорт және мерекелік шараларға соның ішінде «Архивтер күні», «Жаңа жыл», «Халықаралық әйелдер күні», «Наурыз мейрамы», ҚР «Республика күні», «Мемлекеттік рәміздер күні», «Конституция күні»,
«ҚР Тәуелсіздік күні» т.б. белсене қатысады.

Архив құжаттарын пайдалану саласындағы жұмыс мерейтойлық күндерімен тығыз байланысты.

Кәсіби деңгейін арттыру, архив ісін дамытудағы озық тәжірибемен танысу үшін "Қазақстан архивтері" журналдарына жазылу, сонымен қатар, республикалық, облыстық, жергілікті газеттер мен журналдарға жазылу ұйымдастырылады.

5.Архивтің материалдық - техникалық базасы.

2024 жылға арналған жоспарға сәйкес, «Саран қаласының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесіне 55,000000 теңге (елу бес миллион) теңге қаржы бөліну жоспарлануда, сонымен қатар, мемлекеттік сатып алу жұмыстары жүргізіледі. Бюджеттік қаржы қаражатын игеру бойынша жұмыстар бақылауға алынады. Қаланың коммуналдық қызметтерімен келісім-шарттар жасалады.

Келісілді
Қарағанды облысының Мәдениет
архивтер және құжаттамалар
басқармасының архив ісінің жетекшісі
Ж.М.Касимбекова
_____________________________
2023 ж _____________ «________»