«Саран қаласының мемлекеттік архиві» КММ –сі Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы бекітілген «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» № 326-І Заңын басшылыққа алады. Олардың негізгі мақсаты – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, ведомстволық архивтерге әдістемелік көмек көрсету, жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын орындау болып табылады.
2023 жылға арналған жылдық жоспар бойынша архив қызметінің бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштерін орындау мақсатында біраз жұмыстар атқарды.
Архивтің қор каталогы бойынша 235 қор бар, оның ішінде тұрақты сақталатын -77 қор, жеке құрам бойынша – 155 қор, жеке тектік бойынша – 2 қор сақталуда. Архивтің төлқұжаты бойынша барлығы -117631 құжат бар. Оның ішінде тұрақты сақталатын – 32552 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 84605 сақтау бірлігі, жеке тектік бойынша -262 сақтау бірлігі, фото құжат – 199 сақтау бірлігі, бейне құжат – 13 сақтау есебі бар.
Есептік кезеңде Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында қағаз негізіндегі 468 істің 45171 құжат парағы қалпына келтіріліп (реставрацияланды) , 108 сақтау бірлігі тігілді. Сонымен қатар, архивте басқарушылық құжаттар бойынша – 48 сақтау бірілігі, 12768 парағына физикалық және санитарлық биологиялық жай - күйі тексерілді.
Мемлекеттік архив жекелеген мекемелердің ведомстволық архивтердің жұмысына да көңіл бөледі. Жинақтау көздерінің тізіміне жататын 39 мекемелер мен ұйымдар және кәсіпорындарының жеке архивтерінің қалыптастыруын, құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету,51 мекеме істер номенклатурасын келістіріп, 38-мекемеге іс қағаздарының дұрыс ресімделуіне сәйкес, әдістемелік – тәжірбиелік көмек көрсетті.
Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының қалыптастыруда заңды тұлғалардан басқармалық құжаттамадан - 72 сақтау бірлігі, фотоқұжат - 20 сақтау бірлігі, бейне құжаттан -1 сақтау есебі, жеке тектік құжаттардан – 44 сақтау бірлігі жеке құрам бойынша – 57 сақтау бірлігі мемлекеттік сақтауға қабылданды.
Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына басқармалық құжаттамадан -72 сақтау бірлігі, жеке тектік қор - 44 сақтау бірлігі, фотоқұжат -20сақтау бірлігі, бейнеқұжат -– 1 сақтау есебі, жеке құрам бойынша – 57 сақтау бірлігі бекітіліп енгізілді.
Архивте жалпы алғанда 3325 сақтау бірлігіне мемлекеттік тілде тізімдеме жасалынған. Атап айтқанда, оның ішінде: Басқармалық құжаттама – 2353 сақтау бірлігі, жеке тектік құжат бойынша – 262 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 498- сақтау бірлігі, фотоқұжат -199 сақтау бірлігі, бейне құжат – 13 сақтау бірлігі.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану жұмыстары бойынша архивте жалпы -83 іс шара өткізілді. Оның ішінде: 1-көрме, 10-семинар, 5-кездесу, 12-дөңгелек үстел, 8-сабақ, 1-экскурссия, 4-мақала,2-есік ашық күні, басқада -40 іс шаралар өткізілді.
Сонымен қатар, архивте жеке тектік құжат бойынша сақталынған Саран қаласының Құрметті азаматы Б.Ешмағамбетов пен Ұлы Отан соғысына қатысушы беделді азамат Қ.Жакеновтың құжаттарынан «Архивтер сөйлейді» атты бейнеролик құрылып қалалық әкімшіліктің Лед экранында көрсетілді.
«Архивтік анықтама, архивтік құжаттардың көшірмелерін және архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметін 2020 жылғы 29 мамырдағы Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің №159 бұйрығымен бекітілген «Архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсету» қағидасы бойынша жүзеге асырады
Мемлекеттік қызмет көрсету жұмысы 3 бағытта көрсетіледі.
- Архив кеңсесі арқылы;
- Азаматтарға арналған үкімет «Мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамы арқылы:
- Электрондық үкімет веб порталы арқылы. Өтініштер архив кеңсесі арқылы келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішнде беріледі. Жылына Қазақстанда ғана емес, алыс – жақын шет елдерден 2000-3000-ға тарта әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық сұраныстар түсіп уақытылы орындалады. Архивке азаматтардың зейнеткерлікке шығу үшін еңбек өтілін, еңбек ақыны есептеу, үй құжаттары, жер бөлу, қала әкімінің өкімі, шешімдерінің және сот құқық қорғау органдарынан т.б. өтініш түрлері жиі келіп түседі. Мекемеде цифрлық технологияларды пайдалану мақсатында, электрондық үкімет веб порталы арқылы, электрондық қызмет алу үшін азаматтарға өзіне-өзі қызмет көрсету бұрыштары орналастырылған. Архив анықтамаларын беру бойынша жеке және заңды тұлғаларға электронды қызмет көрсетуде «Бірыңғай құжаттардың электрондық архиві» ақпараттық жүйесінің «Архивтік анықтама» модульінде сұраныстар тіркеліп, электрондық мемлекеттік қызмет көрсетіледі.
2023 жылғы Әлеуметтік - құқықтық сипаттағы жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен сұраныстарды орындау жұмыстарының көрсеткіштері бойынша 2714 сұраныс келіп түскен. Оның ішінде:
- Архив кеңсесі арқылы -475 сұраныс ( заңды тұлғалар - 155 жеке тұлға-320)
- Мемлекеттік корпарация арқылы – 30 сұраныс;
- Электрондық үкімет порталы арқылы-2209 сұраныс; - 2023 жылы тақырыптық сұраулар түскен жоқ.
Мемлекеттік қызмет көрсету қатаң түрде архив ісі саласында мемлекеттік қызмет көрсету бойынша бекітілген қағидасына сәйкес жүзеге асырылады. Қазіргі кезде азаматтардың архив кеңсесіне келмей – ақ, электрондық қолтаңба арқылы Архивтік анықтамаларды алудағы үлесі ұлғаюда. Қазіргі уақытта электрондық қызметтер саны 80 пайызға жуықтайды.
Архив құжаттарынан алынған өзекті тақырыптар бойынша бұқаралық ақпараттық құралдары арқылы Қазақстан архивтер журналына, Саран газеттеріне мақала дайындап шығарады, көрмелер кездесулер ұйымдастырылады. Жыл сайын Саран қаласының Прокуратурасымен бірлескен Сыбайлас жемқорлыққа жол жоқ атты дөңгелек үстелдер, Аманат партиясымен мемлекеттік қызмет көрсету жұмыстары бойынша Ашық есік күні өткізіліп отырады. Архивтік анықтамаларды алуда Мемлекеттік қызметтің сапалы және уақытылы қызмет көрсетуде тоқсан сайын ХҚКО – мен бірлесіп семинарлар, ашық диалог, халыққа түсіндіру жұмыстары бойынша буклеттер таратылады. Саран қаласының ақпараттық archivsaran.kz сайты үнемі жұмыс істеп, жүйелі түрде ақпарат пен хабарламалармен толықтырылып тұрады. Ресейдің Омск және Томск және т.б. архивтерінің сайт арқылы архивтік құжаттарынан алуда тәжірбиелік алу жұмыстарымен алмасуда. Биыл (Arhivsaran.kz) сайтында барлық қаралған сандар саны-6500 құрады
Қазіргі таңда архив саласында атқарылып жатқан жұмыстардың бірі - электрондық архив жүйесі. Электронды архивтің негізгі міндеті – еліміздің архив қорындағы құжаттарды жинақтау, тізімге алу, сақтау және пайдалану секілді архив қызметінің негізгі бағыттарын ақпараттандыру. Яғни, тиісті бағдарлама бойынша архивтегі құжаттар сандық форматқа енгізіледі. Бұл бағдарлама 2020 жылдан бастап біздің архивімізде қолданысқа енгізілді. Кеше мен бүгінгіні салыстырмалы түрде қарасақ, жұмыс жасау жылдамдығы мен тиімділігі арта түсуде. Архивте жоғары жылдамдықты сканерлермен жабдықталып, құжаттар сандық жүйеге қосылуда. Қандай да бір мекемеден немесе жеке адамдардан сұраныс түскен кезде құжаттарды сөрелерден іздеп жүрмейді. Егер белгілі бір азамат туралы мәлімет керек болса, компьютерден іздеп тауып алуға мүмкіндік туады. Бұрын бір құжатты табу үшін көп уақыт кететін болса, бүгінде электронды жүйені қолдану арқылы жұмыс жеңілдеп, уақыт үнемделетін болады. Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру – өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды. Сондықтан біз бағдарламаны жүзеге асыру барысында құжаттарды сапалы түрде сақтап, қоғамға тиімді жолмен, әрі оңай ақпарат бере алуымыз керек.
Саран қаласының мемлекеттік архиві Е-Архив жүйесіндегі Толықтыру көзі, Қорлар, Қор істері, Байқау істері бөлімдеріне құжаттарды цифрлық форматқа өткізіп, жүйеге енгізу жұмыстарын қарқынды жүргізуде.
Архив және болашақ ұрпақ" республикалық жобасы (экскурсия) 2023 жылғы 21 қыркүйекте Саран қаласының архивінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің бастамасымен өткізілді.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2020 жылғы 22 желтоқсандағы № 874 қаулысымен «22 желтоқсан – архивистер күні» мерекелер күнтізбесіне енгізілді. 1998 жылдың дәл осы күні елімізде алғаш рет «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңы қабылданды. Сонымен қатар, Архивистер күніне орай архивте салтанатты
іс шара өткізілді. Іс шараға Қарағанды облысының басқарма және қалалық архив басшылары және Саран қаласының әкімінің орынбасарлары қатысты. Қатысушылар архив қызметкерлерін кәсіби мерекелерімен құттықтап, облыстық және қалалық әкімінің Құрмет грамоталарымен және алғыс хаттарымен марапаттады.
2023 жылы облыстық бюджеттен Саран қаласының архивінде 45 млн теңге игерілді.
Архив қызметкерлері архив қызметінің барлық бағыттары бойынша белсенді жұмыстар атқаруда. Архив қызметі саласында ел игілігі үшін жсалатын жұмыстар алдағы уақытта жылдық жоспарға сай жалғаса бермек.
Саран қаласының мемлекеттік архив басшысы Айдын Кулжанбеков.
