КГУ «Государственный архив города Сарани» руководствуется Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326 –I» О Национальном архивном фонде и архивах". Их основной целью является государственный учет, обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, оказание методической помощи ведомственным архивам, выполнение запросов физических и юридических лиц.

Проделана определенная работа по выполнению показателей направлений и результатов деятельности архива по годовому плану на 2023 год.

По каталогу фондов архива хранится 235 фондов, в том числе 77 фондов постоянного хранения, 155 фондов по личному составу, 2 Фонда по личному происхождению.       

Всего по паспорту архива -117631 документ. Из них постоянного хранения-32552 единицы хранения, личного состава – 84605 единиц хранения, личного происхождения – 262 единицы хранения, фотодокумента-199 единиц хранения, видеодокумента-13 единиц хранения.

В целях обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан за отчетный период восстановлено (реставрировано) 45171 листок документов из 468 дел на бумажной основе , прошито 108 единиц хранения. Кроме того, в архиве проверено по управленческим документам – 48 единиц хранения, 12768 листов физического и санитарно - биологического состояния.

      Государственный архив также уделяет внимание работе ведомственных архивов отдельных учреждений. Обеспечение формирования, сохранности документов личных архивов 39 учреждений и организаций и предприятий,относящихся к списку источников комплектования, 51 учреждение согласовало номенклатуру дел, 38 учреждениям оказали методико-практическую помощь в соответствии с правилами оформления дел.

     В формировании Национального архивного фонда Республики Казахстан принято на государственное хранение от юридических лиц из управленческой документации - 72 единицы хранения, фотодокумента - 20 единиц хранения, видеодокумента -1 единицы хранения, документов личного происхождения – 44 единицы хранения по личному составу – 57 единиц хранения.

      В состав Национального архивного фонда Республики Казахстан из управленческой документации закреплено и включено -72 единицы хранения, фонда личного происхождения - 44 единицы хранения, фотодокумента-20 единиц хранения, видеодокумента – 1 единица хранения, по личному составу-57 единиц хранения.

Всего в архиве составлена опись на государственном языке на 3325 единиц хранения. В частности, в том числе: управленческая документация – 2353 единицы хранения, по документу личного происхождения – 262 единицы хранения, по личному составу - 498 единиц хранения, фотодокумент – 199 единиц хранения, видеодокумент-13 единиц хранения.

     Всего по работе по информационному обслуживанию и использованию документов в архиве проведено -83 мероприятия. Из них: 1-выставка, 10-семинар, 5-встреча, 12-круглый стол, 8-Урок, 1-экскурсия, 4-Статья,2-День открытых дверей, другие -40 мероприятий.

      Кроме того, в архиве создан видеоролик «архивы говорят» из документов Почетного гражданина города Сарани Б. Ешмагамбетова и авторитетного участника Великой Отечественной войны К. Жакенова, хранящихся по документу личного происхождения.

       Государственная услуга "Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок" осуществляется по правилам «оказание государственных услуг в сфере архивного дела", утвержденным приказом министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года №159

Работа по оказанию государственной услуги оказывается в 3 направлениях.

-  Через канцелярию архива;

- Через некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация» Правительство для граждан":

- Через веб-портал электронного правительства.

С момента поступления заявлений через архивную канцелярию, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней. В год своевременно поступает около 2000-3000 социально – правовых, тематических запросов не только граждан Казахстана, но и из стран ближнего и дальнего зарубежья. В архив часто поступают заявления граждан о подтверждении трудового стажа, заработной платы для выхода на пенсию, жилищных документах, выделении земель, распоряжениях, решениях акима города и др. В целях использования цифровых технологий в учреждении размещены уголки самообслуживания граждан для получения электронных услуг через веб-портал электронного правительства. В электронном обслуживании физических и юридических лиц по выдаче архивных справок в модуле «архивная справка» информационной системы «Единый электронный архив документов» регистрируются запросы и оказывается электронная государственная услуга.

      По показателям работы по исполнению запросов от физических и юридических лиц социально - правового характера за 2023 год поступило 2714 запросов. В том числе:

- Через канцелярию-475 запросов ( юридические лица-155 физические лица-320)

- Через государственную корпорацию-30 запросов;

-Через портал электронного правительства - 2209 запросов;

- тематических запросов в 2023 году не поступало.

Оказание государственных услуг осуществляется строго в соответствии с утвержденными Правилами оказания государственных услуг в сфере архивного дела. В настоящее время увеличивается доля граждан в получении архивных справок посредством электронной подписи без явки в архивную канцелярию. В настоящее время количество электронных услуг составляет около 80 процентов.

Через средства массовой информации по актуальным темам, полученным из архивных документов, архив готовит статьи для журналов, саранских газет, организуются выставки и встречи. Ежегодно совместно с прокуратурой города Сарани проводятся круглые столы на тему отсутствия корруп[1]ции, День открытых дверей по работе с партией Аманат по оказанию государственных услуг. Для качественного и своевременного оказания государственной услуги на получению архивных справок ежеквартально совместно с ЦОНами проводиться семинары. Раздаются буклеты, открытые диалоги, разъяснительная работа с населением. Информационный центр города сайт Сарани archivsaran.kz постоянно работает и регулярно пополняется информацией и сообщениями. Обмениваются практическими работами по получению архивных документов Омского и Томского архивов России и др. через сайт. В этом году (Arhivsaran.kz) количество всех просмотренных номеров на сайте-6500

В настоящее время одна из работ в сфере архивов - электронная архивная система. Основная задача электронного архива-информирование основных направлений деятельности архива, таких как сбор, перечисление, хранение и использование документов из Архивного фонда страны. То есть документы в архиве по соответствующей программе заносятся в цифровой формат. Данная программа действует в нашем архиве с 2020 года. Если посмотреть вчера и сегодня относительно, то скорость и эффективность работы растут. В архиве оборудованы высокоскоростные сканеры, документы подключаются к цифровой системе. При поступлении запроса от какого-либо учреждения или частных лиц документы не ищут на полках. Если вам нужны сведения о конкретном гражданине, у вас будет возможность найти и найти на компьютере. Если раньше на поиск одного документа уходило много времени, то сегодня с помощью электронной системы работа станет проще и сэкономит время. Перевод архивных документов в цифровой формат – очень важно для истории региона, для нашего завтрашнего будущего. Поэтому в ходе реализации программы мы должны качественно хранить документы, эффективно и легко предоставлять информацию обществу.

Государственный архив города Сарани активно ведет работу по переводу документов в цифровой формат в отделы источников пополнения, фондов, дел фондов, конкурсных дел в системе Е-Архив.

Республиканский проект "Архив и будущее поколение" (экскурсия) проведено 21 сентября 2023 года в архиве города Сарани по инициативе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2020 года № 874 внесено в календарь праздников «22 декабря – День архивистов». В этот же день 1998 года впервые в стране был принят закон «О Национальном архивном фонде и архивах». Кроме того, в честь Дня архивиста в архиве состоялось торжественное

мероприятие было проведено. В мероприятии приняли участие руководители управлений и городских архивов Карагандинской области и заместители акима города Сарани. Участники поздравили сотрудников архива с профессиональным праздником, наградили Почетными грамотами и благодарственными письмами акима области и города.

В 2023 году из областного бюджета в архиве города Сарани освоено 45 млн тенге.

Сотрудники архива ведут активную работу по всем направлениям деятельности архива. Работа в сфере архивной деятельности на благо страны будет продолжена в дальнейшем согласно годовому плану

Руководитель Государственного архива города Сарани Айдын Кулжанбеков.