Государственный архив г.Сарани образован с 1 июля 1992 г на основании решения Главы Саранской городской администрации.
Постановлением  Карагандинского областного акимата от 11 декабря 2012 года  № 63/07  ГУ «Государственный архив города Сарани» переименовано в КГУ «Государственный архив города Сарани» управления архивов и документацей Карагандинской области.
Постановлением акимата Карагандинской области от 23 сентября 2013 года № 57/04  «О переименовании государственных организаций, находящихся в ведении государственного учреждения» управления культуры, архивов и документации Карагандинской области,в связи с закрытием  управления архивов и документации  Карагандинской области, переименовано в КГУ «Государственный архив города Сарани» » управления культуры, архивов и документации Карагандинской области.
     Архивное дело занимает  важное место в нашей жизни.
     Время течет неумолимо, одно поколение сменяет другое, летопись важных событий, достижений, воспоминаний хранятся в архивных документах.
     У народного жырау – Бухар Жырау Калкаманулы есть такие строки :
«Старый друг не станет врагом,
В ширнеуше есть письмо.
Старый враг не станет народом...» -
У Бухар Жырау под словом «Ширнеуше» отмечен архив. Кроме того, казахи говорят «То, что высечено на камне, будет хранится годами ». Другими словами, в сохранении прошлой и сегодняшней истории большое место занимают архивы.
     Первыми странами, сохранившие письменные источники - это Египет, Китай, Древняя Греция, Древний Рим.  В этих странах это дело издревле поставлено на государственный уровень. Открытие первого персонального архива в Казахстане связано с Букеевской ордой (18 век). Архивная система в Казахстане (республиканская, отраслевая, региональная и.т.п) основана в 20-30 годах 20 века Национальная система архивов организована деятелями культуры А.Байтурсыновым, С.Сейфуллиным, М.Жолдыбаевым.
       Архивная система находилась в составе Наркомата внутренных дел, с 1921 года в составе Совета министров.
      Областные ,районные архивы подчинялись местным администрациям. Основные направления архивов: сбор фондов, обеспечение сохранности документов и исследование состава фонда, систематизация, составление научных справок и показателей,организация порядка использования и публикации документов.В эпоху СССР архив был одним из идеологических средств пропаганды. Службы архивов Карагандинской области занимают значительное место в системе архивного дела Казахстана.
      В частности, государственный архивов города Сарани хранит документы и бесценные данные по истории целого региона.... Объективности ради, нужно отметить что начиная с момента зарождения человеческой цивилизации одной из актуальных проблем является вопрос  доступа и сохранения информации. Разумеется, каждый день играет важную роль в построении истории. С этой точки зрения архивное дело является важной ценностью  в каждом государстве. Придавая большое значение документам, мы не можем не подтверждать свои слова архивными документами.
      Одним словом, за последние три века произошло становление Национальной системы архивов РК.
  В 1991 году РК стал независимым, самостоятельным  государством.
С переходом к  рыночным  отношениям появились новые технологии производства, зародились ассоциации, акционерные общества, предприятия, занимающиеся арендой жилья, другие организации, кооперативы, объединенные  фонды и др. Постепенно  на повестке  дня опять встал вопрос  сохранения архивных документов. Предприятия, хотя и были частью истории этого  периода, но по разным  причинам закрывались.
  Симонова Ираида Алексеевна-  родилась в Шадринске Курганской области, русская.
Образование высшее. В 1974 году окончила Шадринский педагогический государственный университет по специальности «Учитель русского языка и литературы». Назначена с июля 1992 года на должность директора Саранского госархива.
      Награждена почетной грамотой Комитета по управлению архивами и документацией  Министерства культуры РК, три раза благодарственными письмами заведующего областнам отделом архивов и документацией. В 2008 году уволена.
       Муканов Еркин Укубасович родился в.с Далба Баянаульского района, казах.
  Образование высшее. В 2009 году был назначен на должность директора госархива г.Сарани, работал по март 2012 года. С апреля 2012 года на пенсии.
Кулжанбеков Айдын – родился в.с. Сарытерек Актогайского района Карагандинской области, казах. Образование высшее. В 2007 году окончил Казахстанско – Российский университет – документирование и документационное обеспечение управление. С января 2001 года работал архивистом, с 2004 года заместителем директора Актогайского  архива, с ноября 2010 года по переводу был назначен заместителем директора архива города Сарани, с апреля 2012 года назначен – директором.
    С апреля  2011 года создали в архиве 2 отдела:
- Отдел  формирования национального архивного фонда контроля за ведомствами
- Отдел  оказания государственной услуги.
Деятельность отдела комплектования направлена на проведении работ по контролю за работой ведомственных архивов, оказания практической и методической помощи в организации делопроизводства и обеспечение документов на предприятиях, в учреждениях и организациях.
      Так же проводится научно – техническая обработка документов, находящихся на государственном хранении и проводится работа по обучению специалистов организации технологии проведения НТО собственными силами.
      Второе подразделение сформировано из архививстов , которые исполняют  запросы социально – правового характера.
По состоянию на 01.01.2017 года в КГУ «Государственный архив города Сарани» имеется 229 фондов. В 229 фондах- 113570 единиц хранения, из них 75 фондов постоянного хранения -29752 единиц хранения и 151 фондов по личному составу -83622 единиц хранения, фотофонд – 49 единиц хранения, видеофонд -6 единиц уч,
2 фонда личного происхождения.
       С целью улучшения документирования в ведомствах  архивистами г.Сарани проводятся семинары-практикумы, проверки по всем аспектам работы с документами, оказывается практическая  и методическая помощь  учреждениям, предприятиям.
      Сотрудники архива постоянно публикуют статьи  в городской газете «Саран газеті», посвященные деятельности  архива, юбилейным датам.
Они принимают активное участие в жизни города, торжественных мероприятиях и праздниках, конкурсах, в субботниках по благоустройству  и санитарной очистке города.
  Сегодня все заявления от граждан  поступают к нам со всех уголков нашей Республики, из стран ближнего и дальнего зарубежья, регистрируются в системе «Е-акимат», здесь же можно проследить результаты уже исполненных запросов. В настоящее время запросы принимаются по электронной почте arcАдрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. Кроме того, граждане могут прислать свое обращение через  виртуальную приемную сайта «Архивная служба г.Сарани».