Государственное коммунальное учреждение
«Государственный архив города Сарань»
руководствуется Законом Республики Казахстан
«О Национальном архивном фонде и архивах» № 326-I от 22 декабря 1998 года.
Основными задачами учреждения являются:
государственный учёт документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечение их сохранности, оказание методической помощи ведомственным архивам, а также выполнение запросов физических и юридических лиц. В соответствии с годовым планом на 2024 год был проведён ряд мероприятий, направленных на реализацию направлений архивной деятельности и достижение установленных показателей. Согласно каталогу архивных фондов, в архиве насчитывается 235 фондов, из них: 78 фондов постоянного хранения, 155 фондов по личному составу, 2 персональных (личных) фонда. Согласно паспортным данным архива, общее количество документов составляет — 118 082 единицы хранения, в том числе: документы постоянного хранения — 32 669 ед. хр., по личному составу — 84 870 ед. хр., персональные фонды — 262 ед. хр., фотодокументы — 200 ед. хр., видеодокументы — 14 учётных единиц.
В отчетном периоде с целью обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан было восстановлено (реставрировано) 12 546 листов из 155 дел на бумажной основе, а также сшито 78 единиц хранения. Кроме того, в архиве была проведена проверка физического и санитарно-биологического состояния 48 единиц хранения по управленческой документации и 12 768 листов.
Государственный архив также уделяет внимание работе ведомственных архивов отдельных учреждений. Было оказано методическое и практическое содействие 39 учреждениям, организациям и предприятиям, входящим в перечень источников комплектования, в формировании личных архивов и обеспечении сохранности документов, согласованы номенклатуры дел с 4 учреждениями, а 5 учреждениям оказана помощь по правильному оформлению документов.
В формировании Национального архивного фонда Республики Казахстан были приняты на государственное хранение от юридических лиц: 117 единиц хранения управленческой документации, 17 единиц хранения фотодокументов, 1 единица хранения видеодокументов, 67 единиц хранения личных фондов, 265 единиц хранения по личному составу.
Документы были утверждены и введены в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан: 117 единиц хранения управленческой документации, 67 единиц хранения личных фондов, 17 единиц хранения фотодокументов, 1 единица хранения видеодокументов, 265 единиц хранения по личному составу.
По информационному обслуживанию и использованию документов в архиве было проведено всего 61 мероприятие, из них: 3 выставки, 7 семинаров, 2 встречи, 20 круглых столов, 7 уроков, 7 статей, 4 дня открытых дверей и 11 других мероприятий.
Кроме того, был создан видеоролик «Как получить архивную справку по государственному обслуживанию?», который в течение 3 месяцев размещался на LED-экране на центральной улице города с целью информирования населения.
Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок» осуществляется в соответствии с Правилами предоставления государственных услуг в сфере архивного дела, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан №159 от 29 мая 2020 года.
Государственное обслуживание осуществляется по трём направлениям:
- через архивную канцелярию;
- через ГКП «Правительство для граждан» (НК АО);
- через веб-портал «Электронное правительство».
Результат государственной услуги предоставляется в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней с момента поступления заявки в архив или подачи через портал.
Ежегодно в архив поступает от 2000 до 3000 запросов социально-правового и тематического характера как из Казахстана, так и из близлежащих и дальних зарубежных стран, которые своевременно выполняются. Чаще всего граждане обращаются в архив с заявлениями для выхода на пенсию, расчёта трудового стажа и заработной платы, оформления документов на жильё, выделения земли, получения распоряжений и решений акимата города, а также заявлений в правоохранительные органы и суды.
Для использования цифровых технологий в учреждении организованы зоны самообслуживания для граждан, желающих получить электронные услуги через веб-портал «Электронного правительства». В системе «Единый электронный архив документов» в модуле «Архивная справка» регистрируются запросы и предоставляются электронные государственные услуги как физическим, так и юридическим лицам.
По показателям выполнения запросов социально-правового характера, поступивших в 2024 году от физических и юридических лиц, было обработано 2255 запросов. В том числе:
В 2024 году было оказано всего 2255 государственных услуг, из них:
- через Государственную корпорацию «Правительство для граждан» (ЦОН) — 23,
- через портал электронного правительства (Egov) — 1178,
- на бумажном носителе — 1054 (физические лица — 622, юридические лица — 432).
В отчетном периоде было получено 2255 запросов, из них: положительных — 1982 запроса, отрицательных — 273 запроса, не по профилю — 0 запросов. По отрицательным запросам документы не были приняты на государственное хранение. Тематических запросов не поступало. Запросы из стран СНГ составили — 402, по Казахстану — 1853. В 2024 году в отчетном периоде отказов в предоставлении государственных услуг не было. Нарушений установленных сроков предоставления государственных услуг, жалоб также не зарегистрировано. Контроль качества предоставления государственных услуг осуществляется постоянно.
По актуальным темам, полученным из архивных документов, готовятся статьи для журнала «Архивы Казахстана» и газет города Саран, организуются выставки и встречи. Ежегодно совместно с прокуратурой города Саран проводятся круглые столы под девизом «Нет коррупции», а с партией «Аманат» организуются дни открытых дверей по вопросам предоставления государственных услуг.
Для качественного и своевременного предоставления архивных справок совместно с ЦОН ежеквартально проводятся семинары, открытые диалоги, распространяются буклеты с разъяснениями для населения. Информационный сайт города Саран archivsaran.kz работает регулярно и постоянно обновляется новостями и объявлениями. Происходит обмен опытом с архивами России (Омск, Томск и др.) по получению архивных документов через сайты.
В этом году общее количество просмотров на сайте (archivsaran.kz) составило 13 731.
Одним из ключевых направлений в работе архива является электронная архивная система. Основная задача электронной системы — накопление, систематизация, хранение и использование документов архивного фонда страны в цифровом формате. Программа по оцифровке документов в архиве внедрена с 2020 года. Сравнивая вчера и сегодня, можно отметить значительное повышение скорости и эффективности работы. Архив оснащён высокоскоростными сканерами, документы переводятся в цифровую систему. При поступлении запроса от учреждения или частного лица не требуется искать документы на полках — нужная информация быстро находится на компьютере. Если раньше поиск одного документа занимал много времени, то теперь с помощью электронной системы работа упрощается, и экономится время. Перевод архивных документов в цифровой формат — важное дело для истории региона и будущих поколений. Поэтому в процессе реализации программы необходимо сохранять документы в качественном виде и предоставлять обществу удобный и эффективный доступ к информации.
Государственный архив города Саран активно ведет работу по оцифровке и внесению в систему документов в разделах «Источник пополнения», «Фонды», «Дела фондов», «Обзорные дела» электронной архивной системы.
Республиканский проект «Архив и будущее поколение» (экскурсия) был проведён 19-20 сентября 2024 года в средней школе имени Абая и школе-интернате №7 города Саран по инициативе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
В честь «Дня архивиста» для сотрудников архива состоялось торжественное мероприятие в областном управлении. Также сотрудники архива были награждены благодарственными письмами акима города Саран.
В 2024 году из областного бюджета в архив города Саран было освоено 57 млн 929 тыс. тенге.
Сотрудники архива активно работают по всем направлениям архивной деятельности. Работы, направленные на благо общества, будут продолжены в соответствии с годовым планом.
Руководитель Государственного архива города Сарани
Айдын Кулжанбеков.
