Отчет

коммунального государственного учреждения

«Государственный архив города Сарани»

за 2016 год

Работа государственного архива города Сарани ведется в соответствии с Законами Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и направлена на обеспечение качественного и своевременного комплектования архива, сохранность принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, применение разных форм использования документов в целях популяризации архивного фонда города Сарани, а также на укрепление материально-технической базы учреждения.

Работники архива в своей работе руководствуются стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138.

Для обеспечения информационного обслуживания органов местного самоуправления действуют в соответствии с приказами Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения».

В целях оказания методической помощи государственным учреждениям по документированию и управлению документацией проводятся различные мероприятия, изучаются номенклатуры дел организаций и учреждений города. Так, за отчетный период проведены 2 круглых стола совместно с работниками Центра обслуживания населения, 1 методический семинар совместно с отделом культуры и развития языков, а также беседы с работниками, ответственными за делопроизводство. В результате проведенной работы согласованы и утверждены номенклатуры дел 20 организаций и учреждений города.

Продолжаются работы по приведению фирменных бланков государственных учреждений города в соответствие с типовыми правилами документирования. За 12 месяцев 2016 года 14 государственных учреждений прошли согласование и привели свои фирменные бланки в соответствие с требованиями действующего законодательства.

Большая работа проводится по обеспечению сохранности документов национального архивного фонда. В архиве сформировано 230 фондов, находится 113625 единиц хранения, в том числе 29752 единиц хранения - управленческие документы, 83622–по личному составу, 158 – по личному происхождению, 48–фотодокументов, 6 –видеодокументов. За отчетный период 522 единицы храненения прошли проверку наличия и состояния архивных документов.

Архив г.Сарани - один из первых в области начал работу по картонированию находящихся на хранении документов с целью предотвращения вредного воздействия пыли и света. Для улучшения физического состояния документов проведена работа по сплошному упаковыванию связок дел в плотную бумагу и замены старых ярлыков на новые с соответствующими записями. В течение года было отреставрировано 250 страниц 95 дел, заменены знаки - 700 дел, 800 единиц хранения были уложены в твердые коробки.

Значительную часть времени сотрудники архива уделяют исполнению запросов организаций и граждан. Запросы граждан исполняются по заявлениям, получаемым архивом как непосредственно от заявителей, посещающих архив, так и по почте, в том числе и электронной, в сроки, определенные регламентом и стандартом оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». В истекшем году из стран дальнего и ближнего зарубежья в городской архив поступило 2000 запросов социально-правового характера, из них удовлетворено 1819, в том числе исполнено 1465 запросов по Казахстану, 504 – по странам СНГ, в том числе – 31 запрос из Германии, за государственной услугой «Выдача архивных справок» за 2016 года обратилась 1900 человек. В соответствии с Законом РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007г. № 221. Ежегодно в городской архив поступают документы постоянного срока хранения. Так, за отчетный период поступило 5345 документов, из них 3624 единиц хранения ТОО «Карагандарезинотехника», 1721 – ТОО «Сараньрезинотехника».

Для удобства работы, для более оперативного поиска запрашиваемой информации в архиве ведется каталогизация фондов.

Работники архива постоянно повышают квалификацию, проходят аттестацию, активно участвуют в общественно-политической и социально-экономической жизни города. В течение года ими опубликовано 17 статей в областных и городских СМИ, статья на тему «80 лет – родному краю Караганде» вошла в книгу, изданной Управлением культуры, архивов и документации Карагандинской области в честь 25 летия Независимости Республики Казахстан.

Согласно плану развития архивного дела на 2013-2016 годы перед нами стоит задача по внедрению электронного архива. В настоящее время в здании проводятся ремонтные работы, приобретены необходимые принадлежности и соответствующая мебель. Архив полностью оснащен компьютерной техникой, имеется доступ к сети интернет. Эти работы являются началом перехода в электронный архив.

Архивный документ, как документированный источник свершившегося события, имеет и будет иметь важное историческое и юридическое значение как для государства и общества, так и для отдельного человека. Поэтому архивы не только как историко-культурная ценность, но и как юридическая и правовая необходимость любого государства.

  Руководитель

КГУ «Государственный архив города Сарани»

Айдын Кулжанбеков